Perubahan nama penulis jurnal merupakan hal yang dapat terjadi dalam proses penulisan, pengiriman, hingga penerbitan artikel ilmiah. Perubahan tersebut bisa berkaitan dengan kesalahan pengetikan, pembaruan nama resmi, atau ketidaksesuaian informasi penulis pada dokumen yang dikirimkan kepada penerbit. Meskipun terlihat sederhana, perubahan nama penulis perlu ditangani secara hati-hati agar tidak menimbulkan masalah pada identitas akademik dan catatan publikasi.
Dalam publikasi ilmiah, nama penulis berfungsi sebagai identitas utama yang menghubungkan seseorang dengan hasil penelitian. Nama tersebut tercantum pada artikel, sistem pengindeksan, profil peneliti, serta berbagai dokumen akademik lainnya. Oleh karena itu, perubahan nama penulis jurnal tidak cukup dilakukan dengan mengedit dokumen secara mandiri, terutama jika artikel sudah masuk ke tahap peninjauan atau telah diterbitkan.
Setiap penerbit jurnal dapat memiliki ketentuan berbeda mengenai perubahan identitas penulis. Ada penerbit yang mengizinkan koreksi sebelum artikel diterbitkan, sedangkan perubahan setelah publikasi biasanya memerlukan pemeriksaan tambahan. Melalui pemahaman mengenai alasan, prosedur, dan ketentuan yang berlaku, penulis dapat mengajukan perubahan secara tepat tanpa mengabaikan etika publikasi ilmiah.
Memahami Alasan Perubahan Nama Penulis Jurnal
Perubahan nama penulis jurnal dapat dilakukan karena kesalahan administratif yang ditemukan selama proses pengiriman artikel. Contohnya adalah huruf yang tertukar, nama depan dan nama belakang yang terbalik, atau bagian nama yang tidak sengaja terhapus. Kesalahan seperti ini sebaiknya segera dilaporkan kepada pengelola jurnal agar informasi penulis dapat diperbaiki sebelum artikel memasuki tahap penerbitan.
Selain kesalahan pengetikan, perubahan nama dapat terjadi karena pembaruan nama resmi. Seseorang mungkin menggunakan nama yang berbeda dari publikasi sebelumnya karena perubahan dokumen identitas atau alasan pribadi lainnya. Dalam kondisi tersebut, penulis perlu menjelaskan permintaannya kepada penerbit dan mengikuti kebijakan yang berlaku, terutama jika perubahan dilakukan pada artikel yang sudah terbit.
Alasan lainnya berkaitan dengan konsistensi identitas akademik. Seorang peneliti dapat menemukan bahwa namanya ditulis dalam beberapa variasi pada publikasi yang berbeda, sehingga hasil penelitiannya sulit dikenali sebagai bagian dari rekam akademik yang sama. Meskipun demikian, tidak semua perbedaan nama harus diselesaikan dengan mengubah artikel yang telah diterbitkan karena penggabungan profil peneliti atau pembaruan metadata terkadang menjadi pilihan yang lebih sesuai.
Baca juga: Pendampingan Publikasi Ilmiah dari Naskah hingga Artikel Terbit
Perbedaan Prosedur Berdasarkan Tahap Publikasi
Tahap publikasi menjadi salah satu faktor utama yang menentukan prosedur perubahan nama penulis jurnal. Jika artikel masih berupa draf dan belum dikirimkan, penulis biasanya dapat memperbaiki nama secara langsung pada dokumen sebelum melakukan submission. Pemeriksaan ulang perlu dilakukan terhadap seluruh berkas agar nama yang tercantum pada manuskrip sesuai dengan informasi yang dimasukkan ke sistem jurnal.
Apabila artikel sudah dikirimkan tetapi masih dalam proses penilaian, penulis sebaiknya menghubungi editor atau pengelola jurnal melalui saluran komunikasi resmi. Permintaan perubahan perlu disertai penjelasan mengenai bagian yang harus diperbaiki dan alasan koreksi tersebut. Penulis tidak sebaiknya mengunggah berkas pengganti tanpa mengikuti instruksi editor karena tindakan itu dapat menimbulkan ketidaksesuaian antara manuskrip dan data pada sistem submission.
Sementara itu, perubahan nama penulis jurnal setelah artikel diterbitkan membutuhkan perhatian yang lebih besar. Informasi nama mungkin sudah tersimpan dalam metadata penerbit, DOI, basis data pengindeksan, dan profil akademik penulis. Oleh sebab itu, penulis perlu mengikuti prosedur koreksi pascapublikasi yang ditetapkan penerbit, termasuk kemungkinan penerbitan pemberitahuan koreksi atau pembaruan metadata tanpa mengubah riwayat artikel secara sembarangan.
Langkah Mengajukan Perubahan Nama Penulis Jurnal
Sebelum mengajukan permintaan, penulis perlu memastikan bahwa perubahan memang diperlukan dan informasi pengganti sudah benar. Persiapan yang teratur akan membantu editor memahami permintaan dengan lebih cepat serta mengurangi risiko kesalahan berulang. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengajukan perubahan nama penulis jurnal.
- Memeriksa nama pada seluruh dokumen. Bandingkan nama dalam manuskrip, formulir submission, surat pernyataan penulis, dan metadata yang tercatat pada sistem jurnal. Pastikan ejaan, urutan nama, gelar yang dicantumkan jika diizinkan, serta afiliasi sudah sesuai dengan ketentuan penerbit.
- Menentukan alasan perubahan secara jelas. Jelaskan apakah permintaan diajukan karena kesalahan pengetikan, pembaruan nama resmi, atau ketidaksesuaian identitas akademik. Alasan yang spesifik akan membantu editor menentukan jenis koreksi dan dokumen pendukung yang diperlukan.
- Membaca pedoman resmi jurnal. Periksa bagian panduan penulis, kebijakan editorial, atau ketentuan koreksi artikel yang tersedia pada situs jurnal. Jika prosedurnya belum dijelaskan secara terperinci, tanyakan langsung kepada editor melalui alamat kontak resmi.
- Menghubungi editor atau pengelola jurnal. Sampaikan permintaan dengan bahasa yang sopan dan ringkas. Cantumkan judul artikel, nomor naskah jika tersedia, nama yang tercatat saat ini, serta nama yang ingin digunakan setelah koreksi.
- Menyiapkan dokumen pendukung jika diperlukan. Penerbit dapat meminta konfirmasi identitas, pernyataan tertulis, atau penjelasan tambahan sesuai jenis perubahan. Penulis sebaiknya hanya memberikan dokumen yang relevan melalui saluran resmi dan tidak mengirimkan informasi pribadi yang tidak diminta.
- Meminta persetujuan pihak terkait apabila diperlukan. Jika perubahan berhubungan dengan nama yang digunakan dalam publikasi bersama atau memengaruhi informasi penulis lain, komunikasikan perubahan tersebut kepada pihak yang berkepentingan. Ketentuan persetujuan bergantung pada kebijakan jurnal dan sifat perubahan yang diajukan.
- Memeriksa hasil koreksi. Setelah menerima konfirmasi, periksa kembali manuskrip, metadata, dan tampilan artikel jika sudah tersedia secara daring. Apabila masih ditemukan kesalahan, laporkan kembali dengan menyertakan informasi yang jelas agar koreksi dapat ditindaklanjuti.
Dokumen dan Informasi yang Perlu Disiapkan
Dokumen yang diperlukan untuk perubahan nama penulis jurnal bergantung pada kebijakan penerbit dan tahap publikasi artikel. Untuk koreksi sederhana sebelum penerbitan, penjelasan tertulis dan informasi naskah mungkin sudah memadai. Namun, untuk perubahan setelah artikel terbit atau perubahan yang berkaitan dengan identitas resmi, penerbit dapat meminta informasi tambahan guna memastikan bahwa permintaan tersebut sah dan dapat diproses dengan benar.
| Informasi atau dokumen | Kegunaan | Keterangan |
|---|---|---|
| Judul artikel | Mengidentifikasi publikasi yang dimaksud | Gunakan judul lengkap sesuai catatan jurnal |
| Nomor naskah | Membantu pencarian dalam sistem editorial | Sertakan jika sudah tersedia |
| Nama yang tercatat | Menunjukkan informasi sebelum koreksi | Tulis sesuai manuskrip atau metadata saat ini |
| Nama yang diminta | Menjelaskan hasil perubahan yang diinginkan | Pastikan ejaan dan urutannya benar |
| Alasan perubahan | Menjelaskan dasar permintaan | Uraikan secara jujur dan spesifik |
| Surat permohonan | Menyampaikan permintaan secara formal | Ikuti format jurnal jika tersedia |
| Bukti pendukung | Membantu verifikasi jika diperlukan | Berikan hanya sesuai permintaan resmi |
| Konfirmasi penulis terkait | Menunjukkan persetujuan jika dipersyaratkan | Berlaku sesuai kebijakan penerbit |
Tabel tersebut merupakan panduan umum, bukan daftar persyaratan yang wajib dipenuhi oleh semua jurnal. Setiap penerbit dapat meminta dokumen berbeda berdasarkan jenis koreksi dan kebijakan perlindungan data yang diterapkan. Karena itu, penulis perlu memeriksa instruksi resmi sebelum mengirimkan dokumen agar proses perubahan berjalan lebih efisien.
Dampak Perubahan Nama terhadap Identitas Akademik
Perubahan nama penulis jurnal dapat memengaruhi keterhubungan antara artikel dan identitas akademik penulis. Jika nama yang digunakan pada artikel berbeda dari nama dalam profil peneliti, publikasi tersebut mungkin tidak langsung muncul pada pencarian tertentu atau tidak tercatat secara otomatis dalam profil. Kondisi ini dapat menimbulkan kesulitan ketika penulis menyusun daftar publikasi, mengajukan beasiswa, atau melengkapi dokumen untuk keperluan akademik.
Untuk mengurangi masalah tersebut, penulis dapat memeriksa profil akademik yang digunakan, seperti ORCID, Google Scholar, atau profil pada basis data penerbit. Jika artikel sudah benar tetapi profil belum menampilkan publikasi tersebut, penulis dapat memeriksa pengaturan profil dan menggunakan fitur penambahan atau penggabungan publikasi yang disediakan. Namun, pembaruan profil tidak selalu berarti metadata artikel pada situs penerbit ikut berubah karena keduanya merupakan sistem yang berbeda.
Penulis juga perlu memahami bahwa DOI berfungsi sebagai pengenal digital untuk suatu publikasi, bukan sebagai identitas pribadi yang otomatis memperbaiki semua variasi nama. Apabila nama pada halaman artikel atau metadata penerbit memang salah, koreksi sebaiknya diajukan kepada penerbit sebagai pihak yang mengelola catatan publikasi tersebut. Setelah perubahan disetujui, penulis dapat memeriksa apakah pembaruan telah diteruskan ke layanan pengindeksan yang relevan karena sinkronisasi data tidak selalu berlangsung secara langsung.
Etika yang Harus Diperhatikan dalam Perubahan Nama
Perubahan nama penulis jurnal perlu dibedakan dari perubahan susunan penulis atau penggantian identitas penulis. Koreksi nama bertujuan memperbaiki identitas orang yang sama, sedangkan penambahan, penghapusan, atau penggantian penulis dapat memengaruhi pengakuan atas kontribusi penelitian. Perbedaan ini penting karena perubahan susunan penulis biasanya memerlukan pemeriksaan dan persetujuan yang lebih ketat daripada koreksi ejaan.
Penulis harus menyampaikan alasan perubahan dengan jujur dan tidak menggunakan prosedur koreksi untuk menyamarkan perubahan kepengarangan yang sebenarnya. Misalnya, mengganti nama seseorang dengan nama orang lain bukanlah koreksi administratif biasa. Permintaan semacam itu dapat menimbulkan persoalan etika karena menyangkut pengakuan kontribusi, tanggung jawab atas penelitian, dan keakuratan catatan ilmiah.
Selain itu, penulis perlu menghormati kebijakan privasi ketika perubahan berkaitan dengan pembaruan nama resmi atau alasan pribadi. Tidak semua keadaan mengharuskan penulis menjelaskan informasi sensitif secara terperinci kepada seluruh rekan penulis. Pihak yang terlibat sebaiknya mengikuti prosedur resmi penerbit dan membatasi akses terhadap informasi pribadi sesuai kebutuhan koreksi.
Kendala yang Sering Terjadi dan Cara Mengatasinya
Salah satu kendala dalam perubahan nama penulis jurnal adalah tidak adanya balasan segera dari pihak editorial. Hal ini dapat terjadi karena permintaan harus diperiksa terlebih dahulu atau karena jurnal menerima banyak naskah. Penulis dapat mengirimkan tindak lanjut secara sopan setelah waktu yang wajar, dengan tetap menggunakan jalur komunikasi resmi dan mencantumkan informasi naskah agar permintaan mudah ditemukan.
Kendala lain muncul ketika nama pada artikel sudah benar, tetapi nama pada layanan pengindeksan masih berbeda. Dalam keadaan ini, penulis perlu memastikan sumber kesalahannya sebelum meminta perubahan lebih lanjut. Jika halaman resmi penerbit sudah menampilkan nama yang benar, masalah tersebut mungkin memerlukan pembaruan pada layanan pengindeksan atau profil akademik, bukan penerbitan koreksi artikel baru.
Ada pula kemungkinan penerbit menolak perubahan karena alasan yang diajukan tidak memenuhi kebijakan editorial. Penulis sebaiknya membaca penjelasan penolakan dan meminta klarifikasi apabila masih terdapat bagian yang belum dipahami. Jika perubahan memang penting untuk ketepatan identitas, penulis dapat menyampaikan bukti tambahan yang relevan, tetapi keputusan akhir tetap mengikuti prosedur dan kebijakan penerbit.
Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari
Kesalahan pertama adalah mengubah nama pada berkas pribadi tanpa memberi tahu editor, padahal artikel sudah berada dalam proses penilaian. Tindakan tersebut dapat menyebabkan perbedaan antara versi manuskrip yang diperiksa dan informasi pada sistem jurnal. Untuk menghindarinya, penulis perlu menunggu instruksi resmi sebelum mengganti berkas yang telah dikirimkan.
Kesalahan berikutnya adalah mengajukan permintaan dengan informasi yang tidak lengkap. Pesan tanpa judul artikel, nomor naskah, atau penjelasan perubahan dapat memperlambat proses identifikasi dan verifikasi. Oleh karena itu, permohonan sebaiknya memuat informasi inti secara ringkas, sedangkan dokumen tambahan disertakan hanya jika diminta atau dipersyaratkan.
Penulis juga sebaiknya tidak menganggap bahwa semua perubahan akan langsung terlihat di seluruh basis data. Penerbit mungkin memperbarui halaman artikel lebih dahulu, sementara layanan pengindeksan memerlukan waktu untuk mengambil data terbaru. Pemeriksaan bertahap terhadap sumber resmi akan membantu penulis mengetahui apakah koreksi sudah selesai atau masih memerlukan tindak lanjut.
Baca juga: Cara Mengubah Nama Penulis Jurnal Sebelum dan Setelah Publikasi
Kesimpulan
Perubahan nama penulis jurnal merupakan proses administratif yang perlu dilakukan dengan cermat karena berkaitan dengan identitas penulis, ketepatan metadata, dan rekam publikasi ilmiah. Prosedurnya bergantung pada alasan perubahan serta tahap publikasi, mulai dari pemeriksaan dokumen sebelum submission hingga pengajuan koreksi setelah artikel diterbitkan. Penulis perlu membaca kebijakan jurnal, menghubungi editor melalui saluran resmi, dan menyiapkan informasi pendukung yang sesuai agar permintaan dapat diproses dengan baik.
Agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari, periksa nama penulis sebelum mengirimkan artikel dan pastikan seluruh dokumen menggunakan informasi yang konsisten. Jika kesalahan baru ditemukan setelah publikasi, jangan mengubah data secara sepihak, tetapi ajukan permohonan kepada penerbit dan periksa hasil koreksinya. Dengan mengikuti prosedur yang tepat serta menjaga kejujuran dalam setiap permintaan, penulis dapat melindungi ketepatan identitas akademik sekaligus mendukung integritas publikasi ilmiah.
Ikuti artikel Solusi Jurnal lainnya untuk menambah wawasan Anda seputar jurnal ilmiah. Jika membutuhkan bimbingan dan pendampingan hingga publikasi, Solusi Jurnal siap menjadi mitra terbaik Anda. Hubungi Admin Solusi Jurnal sekarang dan dapatkan layanan profesionalnya.
