Nama penulis merupakan bagian penting dalam artikel ilmiah karena menunjukkan identitas orang yang bertanggung jawab atas penelitian. Informasi tersebut biasanya tercantum pada halaman pertama artikel, metadata publikasi, serta profil akademik penulis. Oleh sebab itu, ketepatan penulisan nama perlu diperhatikan sejak penyusunan naskah hingga artikel diterbitkan.
Dalam proses publikasi, kesalahan nama masih dapat terjadi meskipun penulis telah memeriksa dokumen berulang kali. Kesalahan tersebut dapat berupa salah ketik, urutan nama yang tidak tepat, atau perbedaan nama antara manuskrip dan formulir submission. Selain itu, terdapat keadaan tertentu yang membuat penulis perlu memperbarui nama yang digunakan dalam publikasi ilmiah.
Cara mengubah nama penulis jurnal bergantung pada tahap penerbitan dan jenis perubahan yang diajukan. Perbaikan sebelum publikasi biasanya lebih sederhana karena artikel masih berada dalam proses editorial. Sebaliknya, perubahan setelah publikasi memerlukan perhatian tambahan karena informasi artikel mungkin sudah tersimpan dalam berbagai basis data akademik.
Memahami Jenis Perubahan Nama Penulis Jurnal
Sebelum mengajukan perubahan, penulis perlu mengetahui jenis kesalahan yang ingin diperbaiki. Kesalahan pengetikan merupakan salah satu bentuk perubahan yang paling umum, misalnya ketika satu huruf pada nama tidak sesuai dengan identitas yang benar. Jika ditemukan sebelum artikel diterbitkan, kesalahan tersebut umumnya dapat diajukan sebagai koreksi administratif kepada pengelola jurnal.
Jenis perubahan berikutnya berkaitan dengan perbedaan penulisan nama pada beberapa dokumen. Sebagai contoh, nama pada manuskrip mungkin berbeda dari nama yang dimasukkan ke sistem submission atau profil peneliti. Situasi ini perlu diperiksa secara menyeluruh agar penulis tidak hanya memperbaiki satu dokumen, sementara informasi pada bagian lain tetap keliru.
Selain itu, perubahan nama dapat terjadi karena pembaruan nama resmi atau alasan pribadi tertentu. Dalam kondisi tersebut, penulis perlu mengikuti kebijakan penerbit karena prosedur yang berlaku mungkin berbeda dari koreksi salah ketik. Penerbit dapat meminta verifikasi tambahan untuk menjaga keakuratan catatan publikasi sekaligus melindungi informasi pribadi penulis.
Baca juga: Pendampingan Publikasi Ilmiah dari Naskah hingga Artikel Terbit
Cara Mengubah Nama Penulis Sebelum Artikel Diterbitkan
Mengubah nama penulis sebelum artikel diterbitkan biasanya lebih mudah karena data publikasi belum sepenuhnya ditetapkan. Namun, langkah yang perlu dilakukan tetap bergantung pada posisi naskah dalam proses editorial. Penulis perlu memastikan apakah artikel masih berupa draf, sudah dikirimkan, sedang ditinjau, atau telah memasuki tahap penyuntingan akhir.
Jika artikel belum dikirimkan, perbaikan dapat dilakukan langsung pada manuskrip dan dokumen pendukung. Pastikan nama pada halaman judul, formulir pengiriman, surat pernyataan, dan informasi afiliasi sudah sesuai. Sebelum melakukan submission, periksa kembali seluruh berkas agar tidak ada perbedaan antara nama yang tercantum dalam dokumen dan data yang dimasukkan ke sistem jurnal.
Apabila artikel sudah dikirimkan, penulis sebaiknya tidak langsung mengganti berkas tanpa mengikuti petunjuk penerbit. Hubungi editor atau pengelola jurnal untuk menjelaskan kesalahan dan meminta arahan mengenai prosedur koreksi. Jika sistem menyediakan fitur penggantian berkas, gunakan fitur tersebut hanya sesuai instruksi agar versi manuskrip yang dinilai tetap tercatat dengan benar.
Prosedur Mengubah Nama Penulis Setelah Publikasi
Perubahan nama setelah artikel diterbitkan memerlukan proses yang lebih terstruktur karena informasi tersebut telah menjadi bagian dari rekam publikasi. Nama penulis mungkin tercantum pada halaman artikel, metadata DOI, sistem pengindeksan, dan profil akademik. Karena itu, penulis perlu mengajukan perubahan kepada pihak yang berwenang, bukan sekadar mengedit salinan artikel yang dimiliki secara pribadi.
Langkah pertama adalah memeriksa kebijakan koreksi pascapublikasi pada situs resmi jurnal. Beberapa penerbit menyediakan prosedur khusus untuk memperbaiki informasi penulis, sedangkan penerbit lain meminta permohonan tertulis kepada editor. Penulis perlu membaca ketentuan tersebut agar dapat menyiapkan dokumen yang sesuai dan memahami apakah perubahan akan dilakukan pada metadata, tampilan artikel, atau melalui pemberitahuan koreksi.
Setelah mengetahui prosedurnya, kirimkan permohonan yang menjelaskan informasi saat ini dan nama yang ingin digunakan. Sertakan judul artikel, DOI jika tersedia, serta alasan perubahan secara jelas dan jujur. Jika penerbit menyetujui permintaan tersebut, periksa hasil pembaruan pada halaman resmi artikel dan tanyakan apakah perubahan metadata akan diteruskan kepada layanan pengindeksan yang relevan.
Langkah Praktis Mengajukan Perubahan Nama
Agar permohonan lebih mudah diproses, penulis sebaiknya menyiapkan informasi yang lengkap sebelum menghubungi pihak jurnal. Langkah yang teratur juga membantu mengurangi risiko kesalahan baru selama proses koreksi. Berikut tahapan yang dapat dijadikan panduan umum.
- Periksa informasi nama yang tercatat. Bandingkan nama pada manuskrip, sistem submission, surat penerimaan, dan halaman artikel jika sudah diterbitkan. Catat bagian yang salah serta bentuk penulisan nama yang benar.
- Tentukan tahap publikasi. Pastikan apakah artikel belum dikirimkan, sedang ditinjau, telah diterima, sedang dalam proses produksi, atau sudah terbit. Tahap ini menentukan pihak yang perlu dihubungi dan prosedur yang kemungkinan berlaku.
- Baca kebijakan jurnal. Cari informasi tentang koreksi manuskrip, perubahan metadata, dan pembaruan identitas penulis pada situs resmi penerbit. Jika informasinya tidak tersedia, mintalah petunjuk langsung kepada editor.
- Siapkan surat permohonan. Tuliskan judul artikel, nomor naskah atau DOI, nama yang tercatat, nama yang benar, serta alasan perubahan. Gunakan bahasa formal dan sampaikan permintaan secara ringkas agar mudah dipahami.
- Lampirkan dokumen pendukung jika diperlukan. Penerbit mungkin meminta pernyataan tertulis atau bukti tertentu untuk memverifikasi perubahan. Hindari mengirimkan dokumen sensitif sebelum mengetahui persyaratan dan saluran pengiriman yang aman.
- Tunggu konfirmasi dari penerbit. Jangan menganggap perubahan sudah disetujui hanya karena permohonan telah dikirimkan. Ikuti instruksi editor dan simpan komunikasi sebagai catatan proses koreksi.
- Periksa hasil akhirnya. Pastikan nama telah diperbaiki pada sumber resmi yang relevan. Jika masih terdapat perbedaan, laporkan bagian yang belum sesuai dengan menyertakan bukti atau tautan halaman terkait.
Perbedaan Prosedur Sebelum dan Setelah Publikasi
Perbedaan utama dalam mengubah nama penulis jurnal terletak pada status artikel dan sejauh mana informasi publikasi telah disebarkan. Sebelum artikel terbit, koreksi dapat dilakukan melalui proses editorial atau produksi. Setelah publikasi, penulis mungkin perlu mengajukan koreksi resmi dan memeriksa pembaruan metadata pada layanan lain.
| Aspek | Sebelum publikasi | Setelah publikasi |
|---|---|---|
| Pihak yang dihubungi | Editor atau pengelola jurnal | Editor atau tim publikasi penerbit |
| Bentuk koreksi | Perbaikan manuskrip atau metadata | Koreksi metadata atau prosedur pascapublikasi |
| Dokumen pendukung | Manuskrip dan informasi naskah | Informasi artikel, DOI, dan bukti jika diminta |
| Proses persetujuan | Mengikuti alur editorial | Mengikuti kebijakan koreksi pascapublikasi |
| Dampak pada artikel | Biasanya dapat diperbaiki sebelum terbit | Dapat memerlukan pembaruan pada halaman artikel |
| Pemeriksaan lanjutan | Versi akhir dan metadata submission | Halaman penerbit serta layanan pengindeksan terkait |
Tabel tersebut menggambarkan prosedur secara umum, bukan ketentuan yang berlaku bagi seluruh penerbit. Setiap jurnal memiliki kebijakan editorial dan sistem pengelolaan publikasi yang berbeda. Oleh karena itu, informasi pada panduan resmi jurnal tetap menjadi acuan utama sebelum penulis mengambil tindakan.
Pengaruh Perubahan Nama terhadap DOI dan Profil Akademik
Perubahan nama penulis jurnal dapat memengaruhi cara publikasi ditemukan dan dikaitkan dengan profil akademik seseorang. Jika nama pada artikel berbeda dari nama dalam profil peneliti, publikasi mungkin tidak langsung muncul pada hasil pencarian tertentu. Kondisi ini dapat menyulitkan penulis ketika memperbarui daftar publikasi, menyiapkan laporan penelitian, atau melengkapi dokumen akademik.
DOI berfungsi sebagai pengenal digital yang membantu pembaca menemukan publikasi tertentu. Namun, keberadaan DOI tidak menjamin bahwa semua informasi penulis akan diperbarui secara otomatis ketika terjadi perubahan nama. Jika nama pada halaman artikel atau metadata penerbit masih salah, penulis sebaiknya menghubungi penerbit terlebih dahulu untuk meminta koreksi pada sumber resmi.
Setelah penerbit memperbaiki informasi, penulis dapat memeriksa profil akademik yang digunakan, seperti ORCID atau Google Scholar. Jika artikel belum muncul atau masih menampilkan informasi yang tidak sesuai, periksa apakah masalahnya berasal dari profil pribadi atau metadata publikasi. Pembaruan pada layanan pengindeksan dapat membutuhkan waktu, sehingga penulis sebaiknya memeriksa hasilnya secara berkala tanpa langsung mengajukan permintaan koreksi berulang.
Etika dalam Mengubah Nama Penulis Jurnal
Perubahan nama harus dilakukan untuk memperbaiki identitas penulis yang sebenarnya, bukan untuk mengubah kepengarangan secara tidak semestinya. Koreksi nama berbeda dari penambahan, penghapusan, atau penggantian orang yang tercantum sebagai penulis. Perubahan kepengarangan berkaitan dengan kontribusi penelitian dan tanggung jawab ilmiah, sehingga biasanya memerlukan prosedur persetujuan yang lebih ketat.
Penulis juga perlu memberikan alasan yang jujur saat mengajukan perubahan. Jika permintaan berkaitan dengan pembaruan nama resmi atau alasan pribadi, sampaikan informasi yang diperlukan tanpa membuka detail sensitif yang tidak diminta. Penerbit sebaiknya menangani permohonan tersebut sesuai kebijakan yang berlaku dan memperhatikan privasi penulis.
Selain itu, penulis perlu menghindari perubahan sepihak pada artikel yang sudah diterbitkan. Mengedit salinan PDF pribadi tidak akan memperbaiki catatan resmi pada situs jurnal atau metadata publikasi. Jika terdapat kesalahan, ajukan permohonan melalui jalur editorial yang benar agar perubahan dapat didokumentasikan secara transparan dan sesuai dengan etika penerbitan ilmiah.
Kendala yang Sering Dihadapi dan Cara Mengatasinya
Salah satu kendala yang dapat muncul adalah lambatnya respons dari pengelola jurnal. Permohonan mungkin perlu diperiksa oleh editor, bagian produksi, atau tim metadata sebelum perubahan disetujui. Penulis dapat mengirimkan tindak lanjut secara sopan setelah waktu yang wajar, dengan mencantumkan informasi artikel agar permohonan mudah ditemukan.
Kendala lainnya adalah perbedaan informasi antara halaman penerbit dan layanan pengindeksan. Jika nama sudah benar pada situs jurnal tetapi masih salah pada profil akademik, penulis perlu memeriksa sumber data yang digunakan oleh layanan tersebut. Dalam situasi ini, memperbaiki profil atau meminta pembaruan data kepada layanan terkait mungkin lebih tepat daripada mengajukan koreksi artikel kembali.
Permohonan juga dapat tertunda apabila alasan perubahan kurang jelas atau dokumen yang dibutuhkan belum lengkap. Untuk menghindarinya, jelaskan perubahan secara spesifik dan tanyakan apakah terdapat persyaratan tambahan. Jika permintaan tidak dapat disetujui, mintalah penjelasan mengenai kebijakan yang digunakan agar penulis memahami pilihan yang tersedia tanpa melanggar prosedur jurnal.
Baca juga: Perubahan Nama Penulis Jurnal dan Prosedur yang Perlu Diperhatikan
Kesimpulan
Cara mengubah nama penulis jurnal bergantung pada tahap publikasi, jenis kesalahan, dan kebijakan penerbit. Sebelum artikel diterbitkan, koreksi umumnya dilakukan melalui perbaikan manuskrip atau metadata dengan mengikuti arahan editor. Setelah artikel terbit, penulis perlu mengajukan permohonan resmi dan memastikan bahwa perubahan telah diterapkan pada sumber publikasi yang relevan.
Untuk mencegah masalah, periksa nama penulis sebelum submission dan pastikan seluruh dokumen menggunakan informasi yang konsisten. Jika kesalahan baru ditemukan setelah publikasi, hubungi penerbit melalui saluran resmi, siapkan informasi pendukung jika diperlukan, lalu periksa hasil koreksinya. Dengan mengikuti prosedur yang tepat dan menjaga kejujuran selama proses perubahan, penulis dapat mempertahankan ketepatan identitas akademik serta keandalan rekam publikasi ilmiah.
Ikuti artikel Solusi Jurnal lainnya untuk menambah wawasan Anda seputar jurnal ilmiah. Jika membutuhkan bimbingan dan pendampingan hingga publikasi, Solusi Jurnal siap menjadi mitra terbaik Anda. Hubungi Admin Solusi Jurnal sekarang dan dapatkan layanan profesionalnya.
