Penulis artikel ilmiah terkadang memiliki hubungan dengan lebih dari satu institusi, seperti universitas, lembaga penelitian, atau rumah sakit. Kondisi ini membuat penulis perlu mencantumkan beberapa afiliasi agar identitas akademiknya tergambarkan secara akurat. Penulisan multiple affiliation menjadi penting karena informasi institusi merupakan bagian dari identitas penulis dalam publikasi ilmiah.
Afiliasi yang ditulis dengan benar membantu pembaca memahami hubungan penulis dengan institusi yang menaungi kegiatan akademik atau penelitian. Informasi tersebut juga digunakan oleh penerbit untuk menyusun metadata artikel dan mengelola catatan publikasi. Jika nama institusi tidak dicantumkan secara tepat, informasi publikasi dapat menjadi kurang konsisten dan menyulitkan proses identifikasi institusi.
Meskipun demikian, mencantumkan lebih dari satu institusi tidak cukup dilakukan dengan menambahkan beberapa nama lembaga pada halaman artikel. Penulis perlu memastikan bahwa setiap institusi memiliki hubungan yang relevan, mengikuti kebijakan jurnal, dan menggunakan format yang sesuai. Dengan memahami cara menulis multiple affiliation, penulis dapat menyajikan informasi institusi secara jelas tanpa menimbulkan kesalahan administratif atau persoalan etika publikasi.
Memahami Multiple Affiliation dalam Artikel Ilmiah
Multiple affiliation adalah pencantuman lebih dari satu institusi yang berkaitan dengan seorang penulis dalam publikasi ilmiah. Institusi tersebut dapat berupa perguruan tinggi, pusat penelitian, rumah sakit, atau organisasi profesional. Penggunaan beberapa afiliasi dapat mencerminkan hubungan akademik penulis yang memang melibatkan lebih dari satu lembaga.
Sebagai contoh, seorang dosen mungkin bekerja di universitas sekaligus menjalankan penelitian melalui pusat riset yang berbeda. Jika kedua hubungan tersebut relevan dengan penelitian atau kedudukan akademiknya, penulis dapat mempertimbangkan pencantuman kedua institusi sesuai kebijakan jurnal. Namun, keberadaan hubungan tersebut perlu dipastikan terlebih dahulu agar informasi yang ditampilkan tidak memberikan gambaran yang keliru.
Multiple affiliation juga perlu dibedakan dari penambahan penulis dan pengakuan atas dukungan penelitian. Afiliasi menunjukkan hubungan institusional seseorang, sedangkan kepengarangan berkaitan dengan kontribusi terhadap penelitian dan tanggung jawab atas isi artikel. Sementara itu, bantuan dana atau fasilitas penelitian biasanya dijelaskan melalui bagian pendanaan atau ucapan terima kasih jika sesuai dengan ketentuan jurnal.
Baca juga: Pendampingan Publikasi Ilmiah dari Naskah hingga Artikel Terbit
Menentukan Institusi yang Layak Dicantumkan
Langkah pertama dalam menulis multiple affiliation adalah mengidentifikasi institusi yang benar-benar berkaitan dengan penulis atau penelitian. Hubungan tersebut dapat berupa pekerjaan akademik, keanggotaan resmi dalam lembaga penelitian, atau penugasan penelitian yang diakui institusi. Penulis sebaiknya tidak mencantumkan lembaga hanya karena pernah mengikuti kegiatan singkat atau memiliki hubungan informal dengannya.
Jika penelitian dilakukan ketika penulis masih berada di institusi lama, afiliasi institusi tersebut mungkin tetap relevan meskipun penulis sudah pindah. Dalam keadaan seperti ini, penulis perlu memeriksa kebijakan jurnal dan menjelaskan hubungan institusional sesuai fakta. Institusi tempat penulis bekerja saat ini dapat dicantumkan secara terpisah apabila memang memenuhi ketentuan penerbit.
Penulis juga perlu memperhatikan aturan internal setiap institusi mengenai penggunaan nama lembaga dalam publikasi. Beberapa organisasi memiliki pedoman khusus tentang afiliasi, alamat resmi, atau pengakuan atas dukungan penelitian. Jika terdapat perbedaan ketentuan antara dua institusi, mintalah penjelasan kepada pihak yang berwenang sebelum manuskrip dikirimkan.
Cara Menulis Multiple Affiliation dengan Format yang Tepat
Setelah menentukan institusi yang relevan, penulis perlu menyusun afiliasi dengan format yang mudah dibaca. Format tersebut biasanya mencantumkan unit akademik, nama institusi, dan negara, tetapi urutannya dapat berbeda menurut kebijakan jurnal. Karena itu, pedoman penulis dan templat manuskrip perlu dijadikan acuan utama.
- Periksa nama resmi setiap institusi. Gunakan nama yang tercantum pada situs resmi lembaga atau dokumen institusional. Hindari menerjemahkan nama secara bebas apabila institusi sudah menetapkan nama resmi dalam bahasa Inggris.
- Tentukan urutan afiliasi. Jika jurnal meminta institusi utama ditulis terlebih dahulu, ikuti aturan tersebut. Jika tidak ada ketentuan khusus, susun urutan berdasarkan hubungan yang paling relevan dengan penelitian dan kebijakan institusi.
- Gunakan penanda secara konsisten. Beberapa jurnal menggunakan angka superskrip setelah nama penulis untuk menghubungkannya dengan daftar afiliasi. Pastikan setiap angka merujuk pada institusi yang tepat dan tidak tertukar.
- Pisahkan informasi setiap institusi. Tampilkan nama institusi pada baris terpisah atau dengan pemisah yang jelas sesuai templat jurnal. Cara ini membantu pembaca membedakan afiliasi pertama dan afiliasi berikutnya.
- Sesuaikan bahasa penulisan. Jurnal internasional sering meminta nama institusi dalam bahasa Inggris, sedangkan jurnal nasional dapat memiliki ketentuan berbeda. Gunakan nama resmi yang sesuai dengan panduan penerbit.
- Cocokkan dengan sistem submission. Periksa apakah setiap afiliasi pada manuskrip juga sudah dimasukkan dengan benar ke formulir pengiriman. Kesamaan informasi membantu mengurangi kesalahan metadata selama proses editorial.
- Konfirmasikan informasi kepada institusi. Jika ragu mengenai status afiliasi atau bentuk nama resmi, hubungi bagian administrasi atau pengelola penelitian. Langkah ini dapat mencegah koreksi setelah artikel diterbitkan.
Contoh Penulisan Multiple Affiliation untuk Berbagai Kondisi
Format multiple affiliation dapat berbeda berdasarkan status penulis dan institusi yang terlibat. Penulis dari dua universitas mungkin membutuhkan format berbeda dari peneliti yang bekerja sama dengan rumah sakit atau pusat penelitian. Tabel berikut menyajikan contoh ilustratif yang dapat digunakan untuk memahami susunan afiliasi.
| Kondisi penulis | Contoh penulisan afiliasi | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Dosen dengan dua institusi | Fakultas Ekonomi, Universitas Nusantara, Indonesia; Pusat Riset Bisnis, Lembaga Riset Nusantara, Indonesia | Pastikan kedua hubungan institusional benar |
| Peneliti universitas dan rumah sakit | Fakultas Kedokteran, Universitas Nusantara, Indonesia; Rumah Sakit Nusantara, Indonesia | Periksa ketentuan afiliasi dari kedua lembaga |
| Peneliti tamu | Departemen Biologi, Universitas Nusantara, Indonesia; Pusat Penelitian Hayati, Universitas Samudra, Indonesia | Pastikan status peneliti tamu masih berlaku |
| Penulis dengan institusi lama dan baru | Universitas Nusantara, Indonesia; Universitas Samudra, Indonesia | Jelaskan hubungan yang relevan sesuai kebijakan jurnal |
| Kolaborasi internasional | Faculty of Science, Nusantara University, Indonesia; School of Research, Samudra University, Malaysia | Gunakan nama resmi institusi masing-masing |
| Penulis dengan satu afiliasi utama dan tambahan | Fakultas Teknik, Universitas Nusantara, Indonesia; Pusat Riset Energi, Lembaga Riset Nusantara, Indonesia | Ikuti format dan urutan yang diminta jurnal |
Nama lembaga dalam tabel tersebut hanya digunakan sebagai contoh, bukan sebagai nama institusi yang harus dicantumkan. Penulis perlu menggantinya dengan nama resmi lembaga yang benar-benar berkaitan dengan dirinya atau penelitian. Selain itu, urutan, tanda baca, dan penanda angka harus disesuaikan dengan templat penerbit yang dituju.
Menentukan Urutan Institusi Utama dan Tambahan
Penentuan urutan institusi menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan ketika menulis multiple affiliation. Sebagian jurnal meminta afiliasi utama ditempatkan lebih dahulu, sedangkan jurnal lain mengikuti urutan yang ditentukan oleh penulis atau sistem pengiriman. Oleh karena itu, penulis tidak sebaiknya menganggap bahwa institusi tempat bekerja saat ini selalu harus ditempatkan pada urutan pertama.
Jika tidak terdapat aturan khusus, penulis dapat mempertimbangkan institusi yang paling berkaitan dengan pelaksanaan penelitian. Misalnya, penelitian yang dilakukan melalui fasilitas dan program sebuah universitas dapat memiliki hubungan utama dengan universitas tersebut. Namun, keputusan ini tetap perlu memperhatikan status penulis, perjanjian kolaborasi, dan kebijakan institusi terkait.
Urutan afiliasi sebaiknya tidak ditentukan hanya berdasarkan reputasi lembaga. Menempatkan institusi terkenal pada posisi pertama tanpa dasar yang jelas dapat memberikan kesan yang tidak sesuai dengan hubungan sebenarnya. Penulis perlu mengutamakan keakuratan informasi dan mengikuti aturan penerbit agar setiap afiliasi memiliki penjelasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Perbedaan Multiple Affiliation dan Afiliasi pada Saat Penelitian Dilakukan
Salah satu persoalan yang sering muncul adalah penulis berpindah institusi setelah penelitian selesai. Dalam situasi tersebut, institusi tempat penelitian dilakukan dapat tetap relevan untuk dicantumkan pada artikel. Penulis perlu memeriksa kebijakan jurnal untuk mengetahui apakah afiliasi lama, institusi saat ini, atau keterangan alamat sekarang perlu ditampilkan.
Beberapa penerbit mengizinkan penulis mencantumkan afiliasi penelitian dan menambahkan catatan mengenai alamat institusi saat ini. Cara ini membantu pembaca memahami tempat penelitian dilaksanakan sekaligus mengetahui hubungan profesional penulis pada waktu publikasi. Namun, format tersebut tidak berlaku secara universal sehingga penulis harus mengikuti panduan jurnal yang dituju.
Jika penulis masih memiliki hubungan resmi dengan dua institusi, multiple affiliation dapat digunakan apabila kedua hubungan tersebut memenuhi persyaratan. Sebaliknya, jika hubungan dengan institusi lama telah berakhir, penulis tidak boleh langsung menganggap bahwa afiliasi tersebut harus selalu dicantumkan. Penjelasan yang akurat dan konsultasi dengan editor akan membantu menentukan format yang sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Kesalahan Umum dalam Menulis Multiple Affiliation
Kesalahan pertama adalah mencantumkan institusi tanpa hubungan yang jelas dengan penulis atau penelitian. Tindakan ini dapat menimbulkan kesan bahwa lembaga tersebut mendukung penelitian, padahal tidak ada hubungan yang dapat dibuktikan. Untuk menghindarinya, setiap afiliasi perlu memiliki dasar yang jelas dan sesuai dengan kebijakan institusi.
Kesalahan berikutnya adalah menggunakan nama institusi secara tidak konsisten. Nama universitas mungkin ditulis lengkap pada manuskrip, tetapi disingkat secara berbeda pada formulir submission. Perbedaan tersebut dapat menyulitkan pengelolaan metadata dan membuat informasi institusi kurang seragam pada sistem penerbit.
Kesalahan lain adalah tidak memeriksa penanda afiliasi pada artikel dengan banyak penulis. Angka superskrip yang tertukar dapat menghubungkan seorang penulis dengan institusi yang salah. Sebelum mengirimkan naskah, periksa seluruh nama, penanda, dan daftar afiliasi bersama rekan penulis agar informasi yang ditampilkan sudah benar.
Pengaruh Multiple Affiliation terhadap Metadata dan Identitas Akademik
Afiliasi merupakan bagian dari metadata yang membantu penerbit mengenali institusi yang berkaitan dengan suatu artikel. Jika seorang penulis memiliki beberapa afiliasi, setiap institusi perlu dicatat dengan benar agar hubungan kelembagaan dapat dipahami. Kesalahan penulisan dapat menimbulkan perbedaan data antara manuskrip, halaman artikel, dan sistem pengindeksan.
Informasi afiliasi juga dapat digunakan dalam analisis kolaborasi penelitian dan pelaporan produktivitas akademik. Institusi dapat memanfaatkan data publikasi untuk melihat pola kerja sama dan perkembangan penelitian dalam bidang tertentu. Namun, pencantuman beberapa afiliasi tidak secara otomatis membuktikan bahwa semua institusi memberikan dana atau fasilitas bagi penelitian tersebut.
Jika afiliasi keliru setelah artikel diterbitkan, penulis sebaiknya menghubungi penerbit untuk menanyakan prosedur koreksi. Perubahan pada metadata resmi perlu dilakukan melalui pihak yang berwenang agar informasi pada halaman artikel dapat diperbarui dengan benar. Setelah koreksi disetujui, penulis dapat memeriksa profil akademik dan layanan pengindeksan yang relevan untuk melihat apakah informasi telah diperbarui.
Etika dan Pemeriksaan Akhir Sebelum Submission
Etika publikasi perlu menjadi pertimbangan utama saat mencantumkan multiple affiliation. Penulis harus menyampaikan informasi yang jujur dan tidak menggunakan nama institusi untuk meningkatkan kesan kredibilitas tanpa dasar yang sah. Jika afiliasi berkaitan dengan peneliti tamu, program bersama, atau penugasan khusus, status tersebut perlu dipastikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebelum submission, seluruh penulis sebaiknya menyepakati informasi institusi yang akan dicantumkan. Kesepakatan ini membantu menghindari perbedaan pemahaman mengenai afiliasi utama, afiliasi tambahan, dan urutan penulisannya. Pemeriksaan bersama juga dapat memastikan bahwa setiap penanda afiliasi terhubung dengan institusi yang benar.
Langkah terakhir adalah mencocokkan informasi pada manuskrip dengan formulir submission dan dokumen pendukung. Pastikan nama institusi, bahasa, urutan, serta tanda baca sudah sesuai dengan pedoman penerbit. Jika masih terdapat ketidakjelasan, mintalah konfirmasi kepada editor sebelum mengirimkan artikel agar proses publikasi tidak tertunda akibat kesalahan administratif.
Baca juga: Multiple Affiliation Jurnal dan Cara Mencantumkan Lebih dari Satu Institusi
Kesimpulan
Cara menulis multiple affiliation untuk penulis dengan lebih dari satu institusi dimulai dengan memastikan hubungan yang relevan, memeriksa nama resmi lembaga, dan mengikuti pedoman jurnal. Penulis perlu menentukan urutan afiliasi secara tepat, menggunakan penanda yang konsisten, serta memastikan informasi dalam manuskrip sesuai dengan data pada sistem submission. Langkah tersebut membantu menjaga keakuratan identitas institusi dan mengurangi risiko kesalahan metadata.
Sebelum artikel dikirimkan, periksa kembali seluruh afiliasi dan mintalah konfirmasi dari rekan penulis atau institusi jika diperlukan. Jangan mencantumkan lembaga hanya karena reputasinya atau tanpa hubungan yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan menerapkan prinsip akurasi, konsistensi, dan transparansi, penulis dapat menyajikan multiple affiliation secara profesional serta mendukung integritas publikasi ilmiah.
Ikuti artikel Solusi Jurnal lainnya untuk menambah wawasan Anda seputar jurnal ilmiah. Jika membutuhkan bimbingan dan pendampingan hingga publikasi, Solusi Jurnal siap menjadi mitra terbaik Anda. Hubungi Admin Solusi Jurnal sekarang dan dapatkan layanan profesionalnya.
