Submission artikel jurnal merupakan tahap penting dalam proses publikasi ilmiah. Pada tahap ini, penulis mengirimkan manuskrip kepada jurnal yang sesuai dengan bidang penelitiannya untuk menjalani pemeriksaan editorial dan proses penilaian ilmiah. Proses tersebut tidak hanya berkaitan dengan mengunggah dokumen, tetapi juga mencakup persiapan naskah, pemenuhan persyaratan jurnal, pengisian informasi penulis, dan pemeriksaan kelengkapan berkas.
Bagi peneliti pemula, proses submission terkadang terasa rumit karena setiap jurnal memiliki sistem dan ketentuan yang berbeda. Beberapa jurnal meminta dokumen tambahan, seperti surat pengantar, pernyataan konflik kepentingan, informasi pendanaan, dan formulir persetujuan penulis. Selain itu, kesalahan kecil dalam format atau kelengkapan dokumen dapat menyebabkan naskah dikembalikan sebelum masuk ke tahap penilaian ilmiah. Oleh sebab itu, pemahaman terhadap prosedur pengiriman manuskrip sangat membantu memperlancar proses publikasi.
Memahami submission artikel jurnal juga membantu penulis memilih jurnal yang tepat dan menghindari kesalahan administratif. Dengan mengikuti tahapan yang terstruktur, penulis dapat memastikan bahwa naskah memenuhi ketentuan sebelum dikirim kepada editor. Artikel ini membahas persiapan manuskrip, pemilihan jurnal, proses pengiriman, dokumen pendukung, hingga langkah yang perlu dilakukan setelah submission. Panduan ini dapat digunakan oleh mahasiswa, dosen, maupun peneliti yang ingin memublikasikan hasil penelitiannya secara profesional.
Pengertian Submission Artikel Jurnal dalam Proses Publikasi
Submission artikel jurnal adalah proses resmi ketika penulis mengirimkan manuskrip kepada jurnal untuk dipertimbangkan sebagai artikel yang akan diterbitkan. Pengiriman biasanya dilakukan melalui sistem pengelolaan jurnal daring yang disediakan oleh penerbit atau pengelola jurnal. Melalui sistem tersebut, penulis mengisi informasi artikel, memasukkan data seluruh penulis, mengunggah dokumen, dan mengonfirmasi pengiriman. Setelah proses selesai, manuskrip akan masuk ke dalam alur pemeriksaan yang ditetapkan oleh jurnal.
Submission berbeda dari proses review karena keduanya berlangsung pada tahap yang berlainan. Submission merupakan tindakan pengiriman naskah, sedangkan review adalah proses penilaian terhadap kualitas, kebaruan, metode, dan relevansi ilmiah artikel. Setelah menerima manuskrip, editor biasanya melakukan pemeriksaan awal untuk menentukan apakah naskah sesuai dengan ruang lingkup dan persyaratan jurnal. Jika lolos pemeriksaan awal, naskah dapat diteruskan ke reviewer atau menjalani tahapan editorial lainnya sesuai kebijakan penerbit.
Keberhasilan mengirimkan manuskrip tidak berarti artikel otomatis diterima untuk diterbitkan. Editor dapat menolak naskah pada pemeriksaan awal, meminta perbaikan administratif, atau meneruskannya ke proses penilaian ilmiah. Reviewer juga dapat memberikan rekomendasi revisi atau penolakan berdasarkan hasil evaluasi. Karena itu, penulis perlu memahami bahwa submission merupakan awal dari proses editorial, bukan akhir dari seluruh tahapan publikasi.
Baca juga: Pendampingan Publikasi Ilmiah dari Naskah hingga Artikel Terbit
Persiapan Manuskrip Sebelum Dikirim kepada Publisher
Persiapan manuskrip merupakan langkah awal yang menentukan kelancaran submission artikel jurnal. Sebelum mengunggah dokumen, penulis perlu memastikan bahwa isi artikel telah sesuai dengan tujuan penelitian, standar ilmiah, dan pedoman penulisan jurnal. Pemeriksaan sebaiknya mencakup judul, abstrak, kata kunci, struktur pembahasan, referensi, tabel, dan gambar. Naskah yang rapi akan memudahkan editor melakukan pemeriksaan awal dan memahami fokus penelitian.
Selain isi, format manuskrip juga harus mengikuti ketentuan jurnal tujuan. Setiap jurnal dapat memiliki aturan berbeda mengenai jumlah kata, gaya sitasi, susunan bagian, format tabel, kualitas gambar, dan jenis berkas yang diterima. Penulis sebaiknya membaca bagian author guidelines atau instructions for authors sebelum melakukan penyesuaian. Jika jurnal menyediakan templat resmi, gunakan templat tersebut agar format naskah lebih mudah disesuaikan.
Penulis juga perlu memeriksa aspek etika sebelum mengirimkan artikel. Pastikan data dan hasil penelitian disajikan secara akurat, sumber kutipan dicantumkan dengan benar, serta penggunaan materi milik pihak lain telah memperoleh izin jika diperlukan. Jika penelitian melibatkan manusia atau hewan, periksa ketentuan mengenai persetujuan etik dan dokumen pendukung yang relevan. Selain itu, pastikan seluruh penulis telah menyetujui versi akhir manuskrip dan jurnal tujuan sesuai dengan ketentuan mengenai pengiriman naskah yang tidak sedang diproses secara bersamaan di jurnal lain.
Cara Memilih Jurnal yang Tepat untuk Submission
Pemilihan jurnal perlu dilakukan sebelum penulis mengirimkan manuskrip. Jurnal yang tepat bukan hanya jurnal yang memiliki reputasi baik, tetapi juga jurnal yang sesuai dengan topik, metode, dan jenis artikel yang ditulis. Ketidaksesuaian ruang lingkup dapat menyebabkan penolakan awal meskipun penelitian telah dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, penulis perlu memeriksa fokus dan cakupan jurnal sebelum menyiapkan berkas submission.
Langkah berikut dapat membantu penulis mengevaluasi jurnal yang sesuai dengan manuskripnya.
- Memeriksa fokus dan cakupan jurnal. Bacalah deskripsi jurnal untuk memastikan bahwa topik penelitian termasuk dalam bidang yang diterima. Periksa juga artikel terbaru yang diterbitkan untuk memahami jenis penelitian yang biasa dimuat.
- Menilai kesesuaian jenis artikel. Pastikan jurnal menerima jenis naskah yang akan dikirim, seperti artikel penelitian, tinjauan pustaka, laporan kasus, atau artikel metodologis. Setiap jenis artikel dapat memiliki ketentuan struktur dan panjang yang berbeda.
- Memeriksa reputasi dan identitas jurnal. Pastikan nama jurnal, penerbit, alamat situs, dan informasi editorial dapat diverifikasi. Jika jurnal mengklaim terindeks dalam basis data tertentu, periksa statusnya melalui sumber resmi yang relevan.
- Membaca kebijakan peer review. Periksa apakah jurnal menerapkan penilaian oleh reviewer, bagaimana proses editorial dijelaskan, dan apakah identitas penulis maupun reviewer dirahasiakan. Informasi ini membantu penulis memahami mekanisme evaluasi naskah.
- Memeriksa biaya publikasi. Cari informasi mengenai biaya submission, article processing charge, biaya tambahan, atau kemungkinan pembebasan biaya. Jangan menganggap semua jurnal mengenakan biaya dan jangan menganggap semua jurnal open access selalu gratis bagi penulis.
- Memastikan kesesuaian jadwal. Periksa informasi mengenai frekuensi penerbitan dan perkiraan waktu proses editorial jika tersedia. Hindari menjadikan janji penerbitan yang sangat cepat sebagai satu-satunya alasan memilih jurnal.
- Memeriksa kebijakan hak cipta dan akses artikel. Pahami apakah artikel diterbitkan secara open access atau menggunakan model akses lain. Baca ketentuan lisensi dan hak penggunaan naskah sebelum menyetujui perjanjian publikasi.
Tahapan Submission Artikel Jurnal dari Awal hingga Selesai
Setelah jurnal tujuan dipilih dan manuskrip disiapkan, penulis dapat memulai proses pengiriman melalui sistem yang disediakan. Urutan dan nama menu dapat berbeda antara satu platform dengan platform lainnya. Namun, secara umum, proses submission artikel jurnal mencakup beberapa tahapan utama berikut.
| Tahapan | Kegiatan utama | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Pembuatan akun | Mendaftar pada sistem jurnal jika belum memiliki akun | Gunakan alamat email aktif dan data yang benar |
| Pemilihan jenis naskah | Menentukan kategori artikel yang akan dikirim | Pilih kategori yang sesuai dengan isi manuskrip |
| Pengisian metadata | Memasukkan judul, abstrak, kata kunci, dan informasi penulis | Pastikan data sesuai dengan dokumen manuskrip |
| Pengunggahan berkas | Mengunggah naskah utama dan dokumen pendukung | Ikuti ketentuan format dan jenis berkas |
| Pemeriksaan informasi | Meninjau kembali metadata, penulis, dan dokumen | Periksa ejaan nama, afiliasi, serta urutan penulis |
| Konfirmasi submission | Menyetujui pernyataan dan mengirimkan naskah | Pastikan seluruh persyaratan telah dipenuhi |
| Penerimaan konfirmasi | Memeriksa pemberitahuan atau nomor naskah | Simpan bukti submission untuk keperluan komunikasi |
| Pemantauan status | Memantau perkembangan naskah melalui sistem | Tanggapi permintaan editor sesuai tenggat |
Pada beberapa platform, penulis perlu memilih bagian jurnal atau section yang sesuai sebelum mengunggah dokumen. Sistem juga dapat meminta penulis memasukkan nama reviewer yang disarankan, pernyataan pendanaan, atau informasi konflik kepentingan. Tidak semua jurnal menerapkan persyaratan yang sama, sehingga penulis perlu membaca petunjuk pada setiap halaman dengan teliti. Sebelum menekan tombol pengiriman akhir, pastikan semua kolom wajib telah diisi dan seluruh berkas dapat dibuka.
Dokumen yang Biasanya Diperlukan dalam Submission
Kelengkapan dokumen menjadi salah satu bagian penting dalam submission artikel jurnal. Selain manuskrip utama, jurnal dapat meminta berkas tambahan untuk membantu editor memeriksa kelayakan dan kepatuhan naskah terhadap kebijakan penerbit. Jenis dokumen yang dibutuhkan bergantung pada bidang penelitian, jenis artikel, dan prosedur jurnal tujuan. Oleh karena itu, penulis sebaiknya membuat daftar periksa berdasarkan pedoman resmi sebelum memulai pengiriman.
Dokumen yang sering diminta meliputi manuskrip utama, surat pengantar atau cover letter, serta informasi mengenai seluruh penulis. Beberapa jurnal juga meminta pernyataan konflik kepentingan, informasi pendanaan, persetujuan etik, atau pernyataan ketersediaan data. Jika penelitian menggunakan instrumen, gambar, atau materi yang memerlukan izin, dokumen pendukung yang relevan mungkin perlu disertakan. Penulis harus memastikan bahwa setiap berkas berisi informasi yang benar dan sesuai dengan persyaratan jurnal.
Format berkas juga perlu diperhatikan karena kesalahan teknis dapat menghambat pemeriksaan awal. Manuskrip utama mungkin diminta dalam format DOCX atau format lain yang ditentukan, sedangkan gambar dapat memerlukan format dan resolusi tertentu. Jika jurnal menerapkan double-anonymous peer review, informasi identitas penulis mungkin harus dipisahkan dari naskah utama. Mengikuti instruksi tersebut membantu melindungi proses penilaian dan mengurangi kemungkinan naskah dikembalikan untuk perbaikan administratif.
Menulis Cover Letter untuk Editor Jurnal
Cover letter merupakan surat pengantar yang digunakan untuk memperkenalkan manuskrip kepada editor. Surat ini biasanya menjelaskan judul artikel, fokus penelitian, kontribusi utama, dan alasan naskah sesuai dengan ruang lingkup jurnal. Penulis juga dapat menyampaikan informasi penting mengenai kebaruan penelitian dan relevansinya bagi pembaca jurnal. Meskipun tidak semua jurnal mewajibkan cover letter, dokumen ini dapat membantu editor memahami konteks naskah secara ringkas.
Cover letter sebaiknya ditulis secara jelas, profesional, dan tidak berlebihan. Hindari klaim bahwa artikel merupakan penelitian terbaik atau paling penting tanpa dukungan yang memadai. Sebaliknya, jelaskan masalah yang diteliti, pendekatan yang digunakan, dan temuan utama yang membedakan artikel dari penelitian terdahulu. Pastikan informasi dalam surat sesuai dengan isi manuskrip serta tidak bertentangan dengan pernyataan yang dimasukkan ke dalam sistem submission.
Sebelum mengirimkan surat pengantar, periksa apakah jurnal memiliki format atau pertanyaan khusus yang harus dijawab. Beberapa jurnal meminta konfirmasi bahwa manuskrip belum diterbitkan dan tidak sedang dipertimbangkan oleh jurnal lain. Pernyataan mengenai persetujuan seluruh penulis atau konflik kepentingan juga dapat diminta, bergantung pada kebijakan penerbit. Cover letter yang akurat membantu proses komunikasi awal tanpa menggantikan penilaian ilmiah terhadap manuskrip.
Pemeriksaan Editorial Awal Setelah Submission
Setelah submission berhasil dilakukan, manuskrip biasanya memasuki tahap pemeriksaan awal oleh pengelola jurnal atau editor. Pada tahap ini, pihak jurnal dapat memeriksa kelengkapan berkas, kesesuaian ruang lingkup, kepatuhan terhadap format, dan persyaratan etika. Pemeriksaan tersebut dikenal sebagai editorial screening atau pemeriksaan editorial awal. Tujuannya adalah menentukan apakah manuskrip dapat dilanjutkan ke tahap penilaian berikutnya.
Jika ditemukan kekurangan administratif, jurnal dapat mengembalikan naskah kepada penulis untuk diperbaiki. Contohnya meliputi metadata yang tidak lengkap, dokumen pendukung yang belum diunggah, format referensi yang tidak sesuai, atau identitas penulis yang tercantum pada berkas yang seharusnya anonim. Permintaan perbaikan semacam ini tidak selalu berarti penelitian ditolak secara ilmiah. Penulis perlu membaca instruksi editor dengan teliti dan mengirimkan perbaikan sesuai tenggat yang diberikan.
Editor juga dapat menolak manuskrip pada tahap awal apabila topiknya tidak sesuai dengan cakupan jurnal atau kontribusi ilmiahnya belum cukup kuat. Keputusan tersebut dapat terjadi sebelum naskah dikirim kepada reviewer dan sering disebut desk rejection. Jika menerima penolakan, penulis sebaiknya memeriksa alasan yang disampaikan untuk memperbaiki naskah atau memilih jurnal lain yang lebih sesuai. Hindari mengirimkan manuskrip yang sama ke jurnal lain sebelum memastikan status pengajuan sebelumnya telah selesai sesuai kebijakan jurnal.
Memahami Status Submission dan Komunikasi dengan Editor
Sistem pengelolaan jurnal biasanya menyediakan status untuk menunjukkan perkembangan manuskrip. Nama status dapat berbeda sesuai platform dan kebijakan penerbit. Beberapa istilah yang sering muncul antara lain submitted, with editor, under review, revision required, accepted, dan rejected. Penulis perlu memahami arti umum status tersebut tanpa menganggap bahwa setiap jurnal menggunakan urutan atau definisi yang persis sama.
Status submitted umumnya menunjukkan bahwa manuskrip telah masuk ke sistem jurnal. Status with editor dapat berarti naskah sedang ditangani editor, sedangkan under review biasanya menunjukkan bahwa proses penilaian oleh reviewer sedang berlangsung. Jika status berubah menjadi revision required, penulis perlu membaca surat keputusan untuk mengetahui jenis perbaikan yang diminta. Namun, informasi status di sistem terkadang tidak diperbarui secara langsung, sehingga surat resmi dari jurnal tetap menjadi rujukan utama.
Komunikasi dengan editor sebaiknya dilakukan secara profesional dan sesuai kebutuhan. Jika penulis perlu menanyakan perkembangan manuskrip, periksa terlebih dahulu perkiraan waktu proses editorial yang disediakan jurnal. Hindari mengirimkan pertanyaan berulang dalam waktu singkat apabila belum ada alasan mendesak. Gunakan nomor naskah pada subjek atau isi pesan agar editor dapat menemukan pengajuan dengan lebih mudah.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Mengirim Manuskrip
Kesalahan administratif dapat memperlambat proses submission artikel jurnal. Salah satu kesalahan umum adalah tidak membaca pedoman penulis sehingga format, panjang naskah, atau dokumen pendukung tidak sesuai. Kesalahan lain mencakup metadata yang berbeda dari isi manuskrip, afiliasi yang tidak lengkap, dan informasi penulis yang belum disetujui seluruh anggota. Pemeriksaan menyeluruh sebelum pengiriman dapat membantu mengurangi masalah tersebut.
Penulis juga perlu menghindari pemilihan jurnal hanya berdasarkan klaim indeksasi atau janji penerbitan yang cepat. Identitas jurnal, penerbit, proses peer review, dan informasi biaya harus diperiksa melalui sumber resmi. Waspadai pesan yang menjanjikan penerimaan tanpa evaluasi ilmiah yang jelas atau meminta pembayaran dengan informasi yang tidak transparan. Pemilihan jurnal yang cermat dapat membantu melindungi penulis dari praktik publikasi yang tidak bertanggung jawab.
Kesalahan lainnya adalah mengirimkan manuskrip yang sama ke beberapa jurnal secara bersamaan ketika kebijakan jurnal melarang praktik tersebut. Penulis juga perlu menghindari penggunaan data yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, kutipan yang tidak akurat, dan klaim yang tidak didukung hasil penelitian. Jika ada perubahan signifikan dalam daftar penulis atau isi manuskrip, komunikasikan perubahan tersebut sesuai prosedur penerbit. Menjaga integritas sejak awal akan membantu penulis menjalani proses editorial secara lebih profesional.
Langkah Setelah Submission Artikel Jurnal
Setelah menerima konfirmasi submission, penulis sebaiknya menyimpan nomor manuskrip, tanggal pengiriman, dan salinan dokumen yang telah dikirim. Informasi tersebut berguna ketika memeriksa status atau berkomunikasi dengan editor. Penulis juga dapat mencatat perkiraan waktu pemeriksaan berdasarkan informasi resmi jurnal, tanpa menganggapnya sebagai jaminan keputusan akan keluar pada tanggal tertentu. Dengan pencatatan yang rapi, perkembangan naskah lebih mudah dipantau.
Jika editor meminta revisi, baca seluruh komentar dengan cermat sebelum mulai mengubah manuskrip. Buat daftar tanggapan untuk setiap komentar dan jelaskan perubahan yang dilakukan pada bagian terkait. Apabila penulis tidak menyetujui suatu saran reviewer, berikan alasan ilmiah yang sopan dan didukung bukti. Setelah revisi selesai, periksa kembali konsistensi naskah, tabel, gambar, referensi, dan dokumen tanggapan sebelum mengirimkannya.
Apabila artikel diterima, penulis perlu mengikuti instruksi lanjutan dari penerbit. Tahap berikutnya dapat mencakup pemeriksaan salinan akhir atau proof, verifikasi nama dan afiliasi, persetujuan lisensi, serta penyelesaian administrasi publikasi. Jika terdapat biaya publikasi, pastikan informasi biaya dan mekanisme pembayarannya sesuai dengan kebijakan resmi jurnal. Penulis juga perlu memeriksa versi akhir dengan teliti karena kesalahan pada tahap produksi dapat memengaruhi tampilan artikel yang diterbitkan.
Baca juga: Cara Submit Artikel ke Jurnal dari Persiapan File hingga Konfirmasi Submission
Kesimpulan
Submission artikel jurnal merupakan proses yang mencakup persiapan manuskrip, pemilihan jurnal, pengisian metadata, pengunggahan dokumen, dan konfirmasi pengiriman. Setelah itu, naskah dapat menjalani pemeriksaan editorial awal sebelum diteruskan ke tahap penilaian ilmiah. Setiap jurnal memiliki ketentuan yang berbeda, sehingga penulis perlu membaca pedoman resmi dan memeriksa seluruh persyaratan sebelum mengirimkan manuskrip. Persiapan yang baik dapat mengurangi kesalahan administratif dan membantu proses publikasi berjalan lebih teratur.
Agar submission berjalan lancar, penulis sebaiknya memastikan kesesuaian jurnal, memeriksa kualitas naskah, menyiapkan dokumen pendukung, dan memperoleh persetujuan seluruh penulis. Setelah pengiriman, simpan bukti submission, pantau status secara berkala, dan tanggapi permintaan editor sesuai tenggat. Jika manuskrip perlu direvisi, gunakan komentar editor dan reviewer sebagai dasar perbaikan yang terukur. Dengan mengikuti tahapan secara cermat serta menjaga integritas penelitian, penulis dapat menjalani proses publikasi ilmiah dengan lebih percaya diri dan profesional.
Ikuti artikel Solusi Jurnal lainnya untuk menambah wawasan Anda seputar jurnal ilmiah. Jika membutuhkan bimbingan dan pendampingan hingga publikasi, Solusi Jurnal siap menjadi mitra terbaik Anda. Hubungi Admin Solusi Jurnal sekarang dan dapatkan layanan profesionalnya.
