Mengirim artikel ke jurnal ilmiah merupakan tahap penting setelah penelitian dan penulisan naskah selesai. Bagi penulis yang baru pertama kali menerbitkan artikel, proses submission dapat terasa cukup rumit. Penulis perlu mengisi data artikel, mengunggah file, dan mengikuti petunjuk pada sistem jurnal. Kesalahan kecil saat pengiriman dapat membuat naskah dikembalikan atau proses menjadi lebih lama.
Cara submit jurnal SINTA pada dasarnya dilakukan melalui sistem pengelolaan jurnal secara daring. Setiap jurnal dapat menggunakan tampilan dan menu yang berbeda. Namun, tahapan utamanya memiliki pola yang hampir sama. Penulis perlu membuat akun, memilih menu pengiriman, mengisi metadata, mengunggah dokumen, lalu menyelesaikan submission.
Persiapan yang baik akan membuat proses pengiriman lebih lancar. Penulis sebaiknya membaca author guidelines sebelum membuka halaman submission. Selain itu, semua dokumen perlu disiapkan dalam format yang diminta jurnal. Artikel ini membahas langkah submit secara runtut agar penulis dapat mengirimkan naskah dengan lebih tepat dan terorganisasi.
Apa yang Perlu Dipahami Sebelum Submit?
Sebelum melakukan submission, penulis perlu memahami bahwa setiap jurnal memiliki aturan sendiri. Aturan tersebut dapat mencakup format artikel, jumlah kata, gaya referensi, jenis file, dan kelengkapan dokumen. Penulis juga perlu memastikan bahwa topik artikel sesuai dengan fokus jurnal. Persiapan ini dapat mengurangi kemungkinan naskah dikembalikan karena masalah administratif.
Jangan langsung mengunggah artikel hanya karena menemukan jurnal yang terlihat sesuai. Baca halaman panduan penulis secara menyeluruh. Perhatikan pula informasi mengenai proses review dan ketentuan etika publikasi. Setelah semua persyaratan dipahami, penulis dapat mulai menyiapkan proses submission.
Baca juga: Pendampingan Publikasi Ilmiah dari Naskah hingga Artikel Terbit
Persiapan File Sebelum Submission
File artikel merupakan dokumen utama dalam proses pengiriman. Namun, beberapa jurnal juga meminta dokumen tambahan. Jenis file yang dibutuhkan dapat berbeda pada setiap jurnal. Karena itu, penulis perlu memeriksa daftar dokumen pada laman resmi jurnal.
Beberapa hal yang sebaiknya disiapkan adalah:
- File artikel utama.
- Cover letter jika diwajibkan.
- Surat pernyataan jika diminta.
- Dokumen data atau lampiran tambahan.
- Gambar dengan resolusi yang sesuai.
- Tabel dalam format yang ditentukan.
- Dokumen identitas penulis jika diperlukan.
Pastikan setiap file memiliki nama yang jelas. Hindari nama file yang terlalu panjang atau sulit dikenali. Gunakan format yang sesuai dengan instruksi jurnal. Setelah itu, buka kembali setiap file untuk memastikan dokumen dapat dibaca dengan baik.
Membaca Author Guidelines
Author guidelines menjadi salah satu bagian yang wajib dibaca sebelum submit. Panduan ini menjelaskan bagaimana artikel harus disiapkan. Setiap jurnal dapat memiliki aturan yang berbeda. Karena itu, format artikel dari satu jurnal tidak selalu dapat digunakan untuk jurnal lainnya.
Perhatikan beberapa informasi penting berikut:
| Bagian | Hal yang Diperiksa |
|---|---|
| Template | Format artikel yang digunakan |
| Struktur | Urutan bagian dalam naskah |
| Abstrak | Batas kata dan format |
| Kata kunci | Jumlah dan penulisannya |
| Referensi | Gaya sitasi yang digunakan |
| Tabel | Format dan penempatan |
| Gambar | Format serta resolusi |
| File | Jenis file yang diterima |
| Bahasa | Bahasa yang diperbolehkan |
Setelah membaca panduan, sesuaikan artikel dengan aturan jurnal. Jangan mengandalkan format dari artikel yang pernah diterbitkan di jurnal lain. Pedoman resmi tetap menjadi acuan utama. Dengan cara ini, penulis dapat mengurangi kesalahan sebelum submission.
Membuat Akun pada Website Jurnal
Langkah berikutnya adalah membuat akun pada website jurnal. Sebagian besar sistem jurnal meminta penulis melakukan registrasi sebelum mengirimkan artikel. Data yang diisi biasanya meliputi nama, email, institusi, dan informasi akun lainnya. Gunakan data yang benar agar tidak menimbulkan masalah pada metadata artikel.
Gunakan alamat email yang masih aktif. Email tersebut dapat digunakan untuk menerima pemberitahuan mengenai naskah. Setelah registrasi selesai, lakukan login menggunakan akun yang telah dibuat. Selanjutnya, cari menu yang digunakan untuk memulai pengiriman artikel.
Memulai Proses Submission
Setelah berhasil masuk ke akun, penulis dapat memilih menu pengiriman artikel. Nama menu dapat berbeda pada setiap platform jurnal. Beberapa sistem menggunakan istilah seperti New Submission atau Submit an Article. Ikuti instruksi yang muncul pada setiap halaman.
Biasanya, sistem akan menampilkan beberapa tahap submission. Penulis perlu menyelesaikan setiap tahap sebelum dapat mengirim artikel. Jangan menutup halaman secara sembarangan ketika proses masih berlangsung. Jika sistem menyediakan fitur penyimpanan sementara, gunakan fitur tersebut agar data tidak hilang.
Mengisi Checklist Submission
Pada tahap awal, sistem dapat menampilkan checklist submission. Checklist berisi pernyataan bahwa artikel telah memenuhi persyaratan tertentu. Penulis perlu membaca setiap pernyataan sebelum memberikan persetujuan. Jangan mencentang semua pilihan tanpa melakukan pemeriksaan.
Checklist dapat mencakup beberapa hal seperti:
- Artikel belum pernah diterbitkan.
- Artikel tidak sedang diproses pada jurnal lain.
- Format naskah sudah sesuai.
- Referensi mengikuti ketentuan jurnal.
- File dapat dibuka dengan baik.
- Penulis telah menyetujui kebijakan jurnal.
- Persyaratan etika telah diperhatikan.
Checklist bukan sekadar formalitas. Pernyataan tersebut berkaitan dengan tanggung jawab penulis terhadap naskah. Pastikan semua pernyataan yang disetujui memang sesuai dengan kondisi artikel. Jika ada bagian yang belum terpenuhi, perbaiki terlebih dahulu sebelum melanjutkan.
Mengisi Metadata Artikel
Metadata merupakan informasi yang digunakan sistem jurnal untuk mengenali artikel. Data ini dapat meliputi judul, abstrak, kata kunci, nama penulis, dan afiliasi. Kesalahan metadata dapat memengaruhi tampilan artikel setelah diterbitkan. Karena itu, pengisian metadata harus dilakukan dengan teliti.
Informasi yang biasanya perlu dimasukkan meliputi:
- Judul artikel.
- Nama lengkap penulis.
- Email penulis.
- Afiliasi institusi.
- Negara.
- Abstrak.
- Kata kunci.
- ORCID jika diminta.
- Kontributor tambahan jika ada.
Pastikan penulisan nama penulis konsisten dengan naskah. Urutan penulis juga perlu diperiksa sebelum submission. Jangan memasukkan data secara terburu-buru. Setelah semua kolom selesai, baca kembali metadata dari awal.
Memasukkan Judul dan Abstrak
Judul artikel perlu dimasukkan sesuai dengan versi final naskah. Hindari mengubah judul hanya karena tampilan sistem berbeda. Abstrak juga perlu disalin dengan hati-hati. Periksa kembali setiap kalimat setelah menempelkannya ke kolom metadata.
Beberapa sistem memiliki batas karakter pada kolom tertentu. Jika terdapat batas tersebut, ikuti petunjuk yang diberikan. Jangan menghilangkan bagian penting dari abstrak tanpa alasan. Setelah selesai, bandingkan metadata dengan file artikel untuk memastikan keduanya sama.
Menambahkan Kata Kunci
Kata kunci membantu menggambarkan topik utama artikel. Jumlah kata kunci biasanya mengikuti aturan jurnal. Penulis perlu menggunakan istilah yang benar-benar mewakili penelitian. Hindari memasukkan terlalu banyak istilah yang tidak berhubungan langsung dengan isi artikel.
Gunakan kata kunci yang konsisten dengan pembahasan. Jika jurnal menentukan jumlah tertentu, ikuti ketentuan tersebut. Periksa pula format pemisahan kata kunci pada sistem. Kesalahan sederhana pada bagian ini dapat membuat metadata terlihat kurang rapi.
Mengisi Data Penulis dan Afiliasi
Data penulis harus sesuai dengan informasi pada artikel. Nama, institusi, email, dan urutan penulis perlu diperiksa kembali. Jika terdapat lebih dari satu penulis, pastikan semua data telah dimasukkan. Jangan menambahkan atau menghapus nama penulis tanpa kesepakatan seluruh pihak terkait.
Afiliasi juga perlu ditulis sesuai ketentuan institusi dan jurnal. Beberapa sistem meminta departemen, fakultas, universitas, kota, dan negara. Isi kolom berdasarkan informasi yang memang diperlukan. Setelah selesai, bandingkan data pada sistem dengan halaman pertama artikel.
Mengunggah File Artikel
Setelah metadata selesai, penulis dapat mengunggah file artikel. Pilih file yang sudah diperiksa sebelumnya. Pastikan format file sesuai dengan ketentuan jurnal. Setelah file berhasil diunggah, periksa nama file yang muncul pada sistem.
Jangan langsung melanjutkan tanpa memastikan file yang benar telah terunggah. Jika terdapat beberapa dokumen, periksa satu per satu. Pastikan file tambahan juga memiliki fungsi yang jelas. Kesalahan file dapat menyebabkan editor meminta pengiriman ulang.
Mengunggah Dokumen Tambahan
Beberapa jurnal meminta dokumen tambahan untuk mendukung proses editorial. Dokumen tersebut dapat berupa cover letter, declaration, atau file lainnya. Tidak semua jurnal memiliki persyaratan yang sama. Karena itu, ikuti daftar dokumen yang terdapat pada sistem submission.
Sebelum mengunggah dokumen tambahan, periksa kembali isinya. Pastikan nama penulis dan judul artikel konsisten. Jangan mengunggah dokumen yang berisi informasi yang tidak diminta jurnal. Jika sistem memiliki kategori file, pilih kategori yang sesuai.
Memeriksa Submission Sebelum Dikirim
Sebelum menekan tombol final submission, lakukan pemeriksaan terakhir. Tahap ini sangat penting karena data yang sudah dikirim dapat membutuhkan proses tambahan untuk diperbaiki. Periksa metadata, file, nama penulis, abstrak, dan kata kunci. Pastikan semua informasi sesuai dengan naskah final.
Gunakan checklist sederhana berikut:
- Judul sudah benar.
- Nama penulis sudah lengkap.
- Urutan penulis sudah sesuai.
- Afiliasi sudah benar.
- Abstrak sudah sesuai.
- Kata kunci sudah diperiksa.
- File artikel sudah benar.
- Dokumen tambahan sudah lengkap.
- Checklist submission sudah dipenuhi.
- Tidak ada informasi yang tertinggal.
Setelah semuanya benar, lanjutkan ke tahap akhir. Baca kembali instruksi yang ditampilkan sistem. Jika tidak ada kesalahan, kirim submission. Jangan terburu-buru menekan tombol akhir sebelum semua data diperiksa.
Menyelesaikan Pengiriman Artikel
Setelah semua tahap selesai, sistem biasanya menyediakan tombol untuk menyelesaikan submission. Tombol tersebut dapat menggunakan istilah berbeda sesuai platform. Setelah ditekan, sistem akan memproses pengiriman artikel. Tunggu hingga muncul pemberitahuan bahwa submission berhasil.
Jangan langsung menutup browser jika belum ada konfirmasi. Pastikan artikel sudah tercatat dalam daftar submission. Periksa juga email yang digunakan ketika membuat akun. Email konfirmasi dapat menjadi bukti bahwa artikel telah berhasil masuk ke sistem jurnal.
Mengecek Status Setelah Submit
Setelah artikel dikirim, penulis dapat melihat status naskah melalui dashboard. Status tersebut menunjukkan posisi artikel dalam proses editorial. Istilah yang digunakan dapat berbeda pada setiap jurnal. Oleh karena itu, baca keterangan status yang tersedia pada sistem.
Beberapa status yang mungkin ditemukan antara lain:
| Status | Gambaran Umum |
|---|---|
| Submitted | Artikel telah dikirim |
| With Editor | Artikel sedang ditangani editor |
| Under Review | Artikel sedang dalam proses review |
| Revision Required | Penulis perlu melakukan revisi |
| Accepted | Artikel telah diterima |
| Rejected | Artikel tidak dilanjutkan untuk diterbitkan |
Status tersebut hanya gambaran umum. Sistem jurnal dapat menggunakan istilah lain dengan arti yang hampir sama. Jika tidak memahami suatu status, periksa panduan jurnal. Penulis juga dapat menghubungi pengelola melalui kanal resmi jika diperlukan.
Mengatasi Kendala Saat Submission
Kendala teknis dapat terjadi ketika penulis melakukan submission. Misalnya, file gagal diunggah, halaman tidak dapat dibuka, atau data tidak tersimpan. Jangan langsung mengirim file melalui kanal lain tanpa arahan dari jurnal. Catat masalah yang muncul dan ikuti prosedur bantuan yang tersedia.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:
- Periksa koneksi internet.
- Pastikan format file sesuai.
- Periksa ukuran file.
- Coba masuk kembali ke akun.
- Gunakan browser yang diperbarui.
- Simpan tangkapan layar jika terjadi error.
- Hubungi pengelola jurnal jika masalah berlanjut.
Dokumentasi error dapat membantu pengelola memahami masalah. Sertakan informasi yang relevan ketika menghubungi jurnal. Hindari mengirim pesan berulang dalam waktu singkat. Tunggu respons sesuai waktu layanan yang tersedia.
Jika Metadata Terlanjur Salah
Kesalahan metadata dapat diketahui setelah submission selesai. Jangan langsung mengubah informasi tanpa memahami apakah sistem mengizinkannya. Beberapa platform menyediakan fitur untuk memperbarui data tertentu. Namun, perubahan lain mungkin hanya dapat dilakukan oleh editor.
Jika menemukan kesalahan penting, segera hubungi pengelola jurnal. Jelaskan bagian yang salah dan berikan data yang benar. Sertakan nomor atau ID artikel jika tersedia. Komunikasi yang jelas akan membantu pengelola melakukan pemeriksaan dengan lebih cepat.
Menyimpan Bukti Submission
Setelah berhasil submit, simpan bukti pengiriman. Bukti tersebut dapat berupa email konfirmasi, nomor submission, atau tangkapan layar halaman status. Data ini penting jika penulis perlu berkomunikasi dengan pengelola jurnal. Simpan pula versi artikel yang terakhir dikirim.
Buat satu folder khusus untuk dokumentasi publikasi. Masukkan artikel final, dokumen pendukung, email, dan informasi submission ke dalam folder tersebut. Penataan ini akan memudahkan penulis ketika melakukan revisi. Dokumentasi juga berguna untuk melacak riwayat komunikasi dengan jurnal.
Menjaga Data Artikel Setelah Dikirim
Setelah submission berhasil, jangan mengubah file utama secara sembarangan tanpa mencatat perubahan. Penulis mungkin perlu melakukan revisi berdasarkan komentar reviewer. Karena itu, simpan versi artikel secara berurutan. Gunakan nama file yang menunjukkan tanggal atau tahap revisi.
Cara tersebut membuat penulis lebih mudah membedakan naskah awal dan naskah terbaru. Hindari menghapus versi lama jika masih berkaitan dengan proses editorial. Simpan pula dokumen respons reviewer ketika proses revisi dimulai. Dokumentasi yang teratur dapat mengurangi risiko salah mengunggah file.
Baca juga: Template Jurnal SINTA: Cara Menyesuaikan Artikel dengan Format Jurnal
Kesimpulan
Cara submit jurnal SINTA dimulai dari memahami pedoman jurnal, menyiapkan file, membuat akun, dan mengisi metadata artikel. Setelah itu, penulis perlu mengunggah naskah, melengkapi dokumen pendukung, melakukan pemeriksaan akhir, lalu menyelesaikan submission. Setiap data harus diperiksa dengan teliti karena informasi tersebut menjadi bagian dari rekam artikel. Setelah pengiriman berhasil, penulis perlu memantau status melalui sistem jurnal.
Submission yang baik membutuhkan ketelitian, bukan hanya kecepatan. Penulis sebaiknya menyimpan bukti pengiriman, mencatat ID artikel, dan menjaga semua versi naskah dengan rapi. Jika muncul kendala teknis atau kesalahan metadata, gunakan kanal komunikasi resmi jurnal. Dengan mengikuti setiap tahap secara teratur, proses pengiriman artikel dapat berlangsung lebih lancar dan mudah dipantau.
Ikuti artikel Solusi Jurnal lainnya untuk menambah wawasan Anda seputar jurnal ilmiah. Jika membutuhkan bimbingan dan pendampingan hingga publikasi, Solusi Jurnal siap menjadi mitra terbaik Anda. Hubungi Admin Solusi Jurnal sekarang dan dapatkan layanan profesionalnya.
