Proses publikasi ilmiah merupakan salah satu aspek penting dalam dunia akademik dan penelitian. Publikasi tidak hanya berfungsi sebagai media untuk menyebarkan hasil penelitian, tetapi juga sebagai indikator kualitas dan kredibilitas seorang peneliti. Namun, untuk mencapai tahap publikasi, penulis harus melewati prosedur yang sering kali dianggap rumit, yaitu submission atau pengiriman naskah ke jurnal. Prosedur submission yang efektif menjadi kunci utama agar naskah dapat diproses dengan lancar, mengurangi risiko penolakan awal, dan meningkatkan peluang diterima untuk dipublikasikan.

Efektivitas dalam proses submission mencakup pemahaman penulis mengenai persyaratan jurnal, kemampuan menyesuaikan format penulisan, penguasaan etika publikasi, serta keterampilan komunikasi dengan editor. Artikel ini akan membahas secara menyeluruh langkah-langkah prosedur submission yang efektif, hambatan yang sering dihadapi, serta strategi yang dapat diterapkan agar penulis mampu mengoptimalkan proses pengiriman naskah hingga tahap penerimaan.

Baca juga: Maksimalkan Google Scholar Citations untuk Visibilitas

Pentingnya Prosedur Submission yang Efektif

Setiap jurnal ilmiah memiliki standar yang ketat dalam menyeleksi naskah. Proses seleksi ini dilakukan agar kualitas publikasi tetap terjaga dan karya yang diterbitkan memiliki kontribusi nyata bagi ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, penulis harus memahami bahwa efektivitas dalam submission tidak hanya membantu editor dalam menilai kelayakan naskah, tetapi juga mencerminkan profesionalisme penulis.

Selain itu, prosedur submission yang terstruktur dan sistematis dapat menghemat waktu. Banyak penulis mengalami keterlambatan publikasi karena kurang teliti dalam mengikuti instruksi jurnal. Kesalahan sederhana seperti format referensi yang tidak sesuai, jumlah kata yang berlebihan, atau penggunaan gaya bahasa yang tidak konsisten dapat menyebabkan naskah dikembalikan untuk revisi teknis bahkan sebelum masuk tahap review. Hal ini tentu merugikan penulis karena memperlambat proses publikasi.

Efektivitas submission juga berpengaruh pada reputasi penulis. Penulis yang selalu mengirimkan naskah dengan kualitas baik dan sesuai standar jurnal akan lebih mudah diterima di kesempatan berikutnya. Bahkan, tidak jarang editor memberikan rekomendasi atau undangan kepada penulis untuk mengirimkan karya baru karena dianggap profesional dalam mengikuti prosedur submission.

Persiapan Sebelum Submission

Sebelum melakukan submission, penulis perlu melakukan serangkaian persiapan yang matang. Persiapan ini mencakup penyusunan naskah sesuai kaidah ilmiah, pengecekan orisinalitas, hingga pemilihan jurnal yang sesuai.

Pertama, naskah harus melalui proses penyuntingan internal. Penulis perlu memastikan bahwa struktur penulisan sudah sesuai dengan kaidah akademik, mulai dari pendahuluan, metodologi, hasil, hingga kesimpulan. Selain itu, bahasa yang digunakan harus jelas, lugas, dan bebas dari kesalahan tata bahasa. Jika perlu, penulis dapat menggunakan jasa proofreader atau software pengecekan tata bahasa.

Kedua, penulis harus memastikan keaslian naskah. Jurnal-jurnal bereputasi biasanya menggunakan perangkat lunak deteksi plagiarisme. Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa tingkat kesamaan (similarity index) sebelum naskah dikirimkan. Naskah dengan tingkat plagiarisme tinggi hampir pasti akan ditolak tanpa dipertimbangkan lebih lanjut.

Ketiga, penulis harus memilih jurnal yang tepat. Tidak semua jurnal cocok untuk setiap penelitian. Kesalahan dalam pemilihan jurnal sering kali menyebabkan penolakan meskipun isi naskah sebenarnya berkualitas. Pemilihan jurnal dapat dilakukan dengan mempertimbangkan scope, target pembaca, serta tingkat akreditasi atau indeksasi jurnal tersebut.

Jenis-Jenis Sistem Submission Jurnal

Dalam proses publikasi ilmiah, terdapat beberapa jenis sistem submission yang digunakan oleh jurnal. Masing-masing sistem memiliki kelebihan dan tantangan tersendiri bagi penulis.

Pertama adalah submission manual melalui email. Sistem ini biasanya digunakan oleh jurnal-jurnal lokal atau jurnal dengan manajemen sederhana. Penulis cukup mengirimkan naskah melalui alamat email yang telah ditentukan. Kelebihannya adalah prosesnya sederhana dan tidak membutuhkan platform khusus. Namun, kelemahannya terletak pada risiko keterlambatan balasan, tidak adanya sistem otomatis untuk melacak status naskah, serta kemungkinan besar terjadi miskomunikasi antara penulis dan editor.

Jenis kedua adalah submission melalui sistem manajemen jurnal berbasis OJS (Open Journal Systems). OJS merupakan platform yang banyak digunakan oleh jurnal-jurnal nasional maupun internasional. Sistem ini memungkinkan penulis untuk mengunggah naskah, melacak status, dan berkomunikasi dengan editor dalam satu platform. Kelebihannya adalah transparansi dan kemudahan monitoring, sementara kekurangannya adalah penulis harus familiar dengan sistem agar tidak terjadi kesalahan teknis saat mengunggah naskah.

Jenis ketiga adalah submission melalui platform penerbit besar seperti Elsevier, Springer, Wiley, atau Taylor & Francis. Sistem ini lebih kompleks karena terintegrasi dengan database internasional. Penulis biasanya diminta mengisi metadata lengkap, memilih kategori bidang ilmu, hingga mengunggah dokumen pendukung seperti cover letter, conflict of interest, dan copyright transfer. Kelebihannya adalah reputasi tinggi jurnal tersebut, namun tantangannya adalah standar seleksi yang sangat ketat dan proses teknis yang cukup panjang.

Langkah-Langkah Prosedur Submission yang Efektif

Agar proses submission berjalan efektif, penulis perlu mengikuti beberapa langkah sistematis.

Pertama, menyusun cover letter yang baik. Cover letter berfungsi sebagai pengantar resmi kepada editor. Dalam cover letter, penulis harus menjelaskan secara singkat tujuan penelitian, kontribusi ilmiah, dan alasan mengapa penelitian tersebut cocok untuk jurnal yang dituju. Cover letter yang jelas dan meyakinkan dapat meningkatkan perhatian editor terhadap naskah yang dikirimkan.

Kedua, mengunggah naskah sesuai instruksi jurnal. Setiap jurnal memiliki guideline yang berbeda, baik dalam format penulisan, gaya sitasi, maupun panjang artikel. Penulis harus mematuhi semua ketentuan ini agar naskah tidak langsung ditolak karena alasan teknis. Mengabaikan guideline jurnal merupakan kesalahan umum yang sering dilakukan penulis pemula.

Ketiga, mengisi metadata dengan teliti. Metadata mencakup judul artikel, nama penulis, afiliasi, abstrak, hingga kata kunci. Kesalahan pada metadata dapat memengaruhi proses indexing dan pencarian artikel di kemudian hari. Oleh karena itu, pengisian metadata harus dilakukan dengan cermat dan konsisten dengan isi naskah.

Keempat, melampirkan dokumen pendukung. Beberapa jurnal mensyaratkan file tambahan seperti pernyataan orisinalitas, conflict of interest, ethical clearance, atau data penelitian. Penulis harus memastikan semua dokumen pendukung lengkap agar proses review tidak tertunda.

Kelima, memastikan komunikasi aktif dengan editor. Setelah submission, penulis harus secara berkala memeriksa status naskah melalui sistem. Jika ada permintaan revisi atau tambahan dokumen, penulis harus segera merespons. Komunikasi yang cepat dan profesional dengan editor menunjukkan keseriusan penulis dalam proses publikasi.

Tantangan dalam Proses Submission

Meskipun prosedur submission terlihat sederhana, dalam praktiknya terdapat banyak tantangan yang sering dihadapi penulis. Salah satu tantangan utama adalah ketidaksesuaian dengan guideline jurnal. Banyak penulis terburu-buru mengirimkan naskah tanpa membaca instruksi dengan teliti, sehingga naskah langsung ditolak pada tahap awal.

Tantangan berikutnya adalah keterbatasan bahasa. Jurnal internasional biasanya mensyaratkan penggunaan bahasa Inggris akademik yang baik. Penulis yang tidak terbiasa menulis dalam bahasa Inggris sering kali menghadapi kesulitan dalam menyampaikan ide dengan jelas. Hal ini dapat menurunkan kualitas naskah meskipun isi penelitian sebenarnya berkualitas tinggi.

Selain itu, proses review yang panjang juga menjadi kendala. Beberapa jurnal membutuhkan waktu berbulan-bulan bahkan lebih dari satu tahun untuk memberikan keputusan. Kondisi ini dapat membuat penulis frustrasi dan kehilangan motivasi. Oleh karena itu, penulis harus sabar dan memahami bahwa proses review yang panjang biasanya berhubungan dengan upaya jurnal untuk menjaga kualitas publikasi.

Tantangan lainnya adalah biaya publikasi. Banyak jurnal internasional bereputasi yang menerapkan Article Processing Charges (APC). Biaya ini bisa mencapai ratusan hingga ribuan dolar. Bagi penulis dari negara berkembang, biaya ini menjadi hambatan besar. Namun, beberapa jurnal menyediakan opsi bebas biaya atau memberikan keringanan (waiver) bagi penulis tertentu.

Strategi untuk Mengoptimalkan Submission

Agar proses submission lebih efektif, penulis dapat menerapkan sejumlah strategi. Pertama, penulis harus membuat daftar jurnal target sebelum mulai menulis naskah. Dengan demikian, struktur penulisan dapat disesuaikan sejak awal dengan gaya dan kebutuhan jurnal tersebut.

Kedua, penulis perlu mengikuti pelatihan penulisan akademik. Banyak lembaga pendidikan maupun komunitas penelitian menyediakan workshop atau webinar tentang cara menulis artikel ilmiah dan prosedur submission. Dengan mengikuti pelatihan, penulis dapat memperluas wawasan dan meningkatkan keterampilan.

Ketiga, penulis disarankan untuk membangun jaringan kolaborasi dengan peneliti lain. Kolaborasi tidak hanya memperkaya isi penelitian, tetapi juga membuka akses ke pengalaman praktis tentang bagaimana menghadapi proses submission. Peneliti senior biasanya sudah berpengalaman dalam memilih jurnal, menyusun cover letter, maupun bernegosiasi dengan editor.

Keempat, penulis dapat memanfaatkan software manajemen referensi seperti Mendeley, Zotero, atau EndNote. Software ini membantu memastikan sitasi sesuai format jurnal dan mengurangi risiko kesalahan teknis. Dengan manajemen referensi yang baik, penulis dapat lebih fokus pada substansi penelitian.

Baca juga: Menggunakan Web of Science untuk Analisis Kutipan

Kesimpulan

Prosedur submission yang efektif merupakan keterampilan penting yang harus dikuasai setiap penulis akademik.